請求書を出す際の送付状を忘れずに

ビジネス上の取引で取引をする企業間で請求書のやりとりを頻繁に行うのは当たり前ですが、当たり前だからこそ忘れてはならない常識があります。それが送付状です。単にお金を請求するだけだからと請求書のみを送付するなど合理的な缶掛けかもしれませんが、それはビジネス上のマナーに反した行いとなります。何度も請求書をやりとりしなれ合っていると相手がそうした大事な取引相手だという意識が薄れてしまうものです。そうしたなれ合いを減らす為にも送付状は必ず請求書に添付することが決まっています。これは郵送だけではなくFAXでも同様です。請求書をFAXで送る前に送付状を送信しなければなりません。事前に送付状を送ることで、次に請求書が送られてくると相手に心構えをさせることもできるでしょう。さらに最近増えてきたメールでの請求でも、送付状に該当する文面をきちんと請求メールに記載する様にすべきでしょう。こうすることで殺伐としがちなお金のやりとりに挨拶という緩衝材が加えられ、取引相手同士が変になれ合ったり反発したりするのを防ぐ事が期待できます。お金を請求するという行為はどうしても気負いがちになり、実際に請求通りの入金がされるまで一種の緊張感が耐えません。そんな請求書だからこそ、送付状というお互いの気持ちを和らげる儀式が必要不可欠なのです。請求書以外のビジネス書類でも同様であり、送付状はビジネスに欠かさせない大切な習慣だと言えます。

請求書作成、見積書・発注書発行の効率化

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